5 Tujuan Otomatisasi Perkantoran dan Manfaatnya

Mungkin teman-teman masih sedikit bingung tentang apa itu otomatisasi perkantoran dan manfaatnya untuk bisnis yang sedang dirintis.

Otomatisasi perkantoran adalah proses penggunaan peralatan elektronik yang bertujuan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal di dalam sebuah sistem perusahaan, baik itu orang-orang yang ada di dalam maupun di luar kegiatan operasional perusahaan.

Sistem otomatisasi perkantoran bekerja dengan cara mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan berbagai hal seperti pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik. Sistem ini mencakup aktivitas antar individu, kelompok kerja, dan organisasi.

Di dalam aktivitas finance perusahaan, otomatisasi dapat dilakukan menggunakan software akuntansi. Sebuah software yang memiliki banyak fungsi dalam pengelolaan keuangan dan terintegrasi di dalam sebuah dashboard.

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

5 Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Agar lebih memahami manfaat dari otomatisasi yang diterapkan dalam kegiatan perkantoran. Mari kita simak 5 tujuan sistem otomatisasi perkantoran:

1. Meminimalisir biaya modal

Penggunaan komputer dalam otomatisasi sebenarnya tidak menggantikan pekerja yang sudah ada. Namun, dengan teknologi otomatisasi, kamu bisa menunda penambahan pegawai untuk menangani beban kerja yang bertambah. Sebab beban kerja tersebut dapat dibuat lebih ringan melalui otomatisasi. Penundaan menambah pegawai tentu membuat kamu lebih hemat biaya modal tenaga kerja.

2. Mempermudah kerjasama tim

Untuk melakukan kerjasama tim, tim kamu memerlukan sarana yang mudah digunakan. Otomatisasi perkantoran tidak hanya membuat kerjasama tim menjadi lebih mudah, tetapi juga menjadi lebih cepat dilakukan.

3. Menjadi jembatan komunikasi

Komunikasi adalah hal penting yang harus dijaga di dalam sebuah tim. Otomatisasi perkantoran dapat memfasilitasi para pengambil keputusan untuk berkomunikasi lebih optimal. Sehingga masalah yang bersifat darurat di bisnis kamu bisa segera terselesaikan.

4. Meningkatkan produktivitas & efektivitas

Jika komunikasi dan kerjasama tim dapat berjalan optimal, maka seiring berjalannya waktu produktivitas seluruh tim kamu pasti akan meningkat. Apalagi jika didukung dengan efektivitas sarana kerja dari otomatisasi. Misalnya untuk staf finance kamu yang tidak lagi memerlukan waktu lama untuk membuat transaksi pembayaran upah kerja jika menggunakan software akuntansi. Dengan software tersebut, staf finance hanya perlu mengunggah invoice online untuk menyelesaikan puluhan hingga ratusan pembayaran.

5. Melakukan pembaruan proses kerja

Adaptasi dan pembaharuan sistem kerja adalah keniscayaan yang harus dihadapi oleh pelaku industri. Prinsip dasarnya, teknologi adalah alat untuk mempermudah pekerjaan manusia. Otomatisasi perkantoran akan memperbarui sistem operasional di dalam bisnis kamu sehingga secara keseluruhan prosesnya akan menjadi lebih mudah.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran untuk Kemajuan Bisnis

Dari lima tujuan penerapan otomatisasi perkantoran di atas, tentu kamu sudah terbayang seperti apa manfaat dari sistem ini. Berikut adalah daftar manfaat yang menggambarkan betapa pentingnya otomatisasi perkantoran:

1. Otomatisasi dapat mengurangi beban kerja manual para karyawan. Terutama untuk pengerjaan tugas-tugas yang berulang di dalam kegiatan operasional.
2. Software komputer memiliki tingkat akurasi yang lebih tinggi dibanding manusia, sehingga otomatisasi dapat menekan risiko kesalahan karyawan akibat proses kerja manual.
3. Otomatisasi dapat mempersingkat proses kerja.
4. Proses pengumpulan, analisis, dan penyimpanan data menjadi lebih cepat dengan otomatisasi.
5. Produktivitas kerja karyawan meningkat karena terbantu oleh sistem. Produktivitas bisnis secara keseluruhan juga akan meningkat.
6. Otomatisasi dibangun dari prosedur kerja yang jelas, karenanya karyawan akan menjadi lebih mematuhi prosedur agar sistem bisa berjalan semestinya.
7. Otomatisasi dapat mengurangi kebutuhan sumber daya manusia dalam melakukan proses bisnis.

Semua manfaat dari otomatisasi perkantoran sejatinya bermuara pada satu hal, yaitu kemajuan bisnis. Namun, sistem ini bukanlah satu-satunya penentu kesuksesan bisnis. Penerapan otomatisasi perkantoran sangat bergantung pada jenis kegiatan operasional yang dilakukan oleh suatu bisnis. Kamu juga perlu memahami jenis-jenis teknologi yang memang mendukung untuk dikelola secara otomatisasi. Berikut ini contohnya:

1. Teknologi manajemen data dapat diotomatisasi menggunakan cloud computing yang bisa digunakan untuk menyimpan dan mengakses data dimana pun, dan kapan pun.
2. Teknologi pertukaran data seperti pengiriman dokumen dan surat melalui bluetooth, wifi, e-mail, serta aplikasi pesan instan.
3. Teknologi komunikasi seperti video conference yang memfasilitasi para pegawai agar bisa berdiskusi untuk menentukan keputusan tanpa harus bertemu tatap muka.
4. Teknologi finansial seperti software akuntansi dan manajemen pengeluaran yang berfungsi memproses payroll, invoice, dan reimbursement dengan lebih praktis dan singkat.

Langkah-Langkah Menerapkan Otomatisasi Perkantoran

Melihat manfaatnya, tentu kamu ingin mencoba menerapkan sistem otomatisasi. Namun, sebelum menerapkan otomatisasi perkantoran, kamu perlu memahami 4 langkah ini:

1. Mengenali kebutuhan bisnis, artinya perlu dianalisis dahulu apakah bisnis kamu benar membutuhkan sistem otomatisasi atau tidak. Tingkat kebutuhan bisnis laundry tentu akan berbeda dengan bisnis e-commerce retail.
2. Menentukan alat pendukung seperti jenis software atau aplikasi apa yang cocok untuk proses bisnis kamu. Setiap kelompok bisnis memiliki kebutuhan sistem otomatisasi yang spesifik bergantung pada jenis operasional bisnisnya.
3. Membuat SOP atau prosedur yang menjadi akan menjadi panduan dalam penerapan alur otomatisasi
4. Membuat pelatihan untuk karyawan, sebab tidak semua karyawan memiliki kemampuan untuk beradaptasi sendiri saat menggunakan sebuah teknologi.

Apakah kamu sudah tergambar proses operasional apa di bisnis kamu yang memerlukan otomatisasi? Sebelum memutuskan untuk menerapkan otomatisasi perkantoran, kamu harus mencermati dahulu proses apa di bisnis kamu yang membutuhkan otomatisasi.

Kamu juga harus memperhatikan kemampuan karyawan yang akan menjalankan sistem otomatisasi apakah cukup mumpuni atau tidak. Sebab, otomatisasi membutuhkan karyawan yang lebih melek teknologi. Sebagus apapun sistem otomatisasi yang kamu pakai, jika tidak ada karyawan yang bisa mengoperasikannya tentu akan percuma.

Demikian daftar tujuan serta manfaat dari otomatisasi perkantoran. Jangan ragu untuk mencoba teknologi baru yang memang dibuat untuk memudahkan proses pengelolaan bisnis kamu. Selamat mencoba!