5 Tujuan Otomatisasi Perkantoran dan Manfaatnya

Mungkin teman-teman masih sedikit bingung tentang apa itu otomatisasi perkantoran dan manfaatnya untuk bisnis yang sedang dirintis.

Otomatisasi perkantoran adalah proses penggunaan peralatan elektronik yang bertujuan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal di dalam sebuah sistem perusahaan, baik itu orang-orang yang ada di dalam maupun di luar kegiatan operasional perusahaan.

Sistem otomatisasi perkantoran bekerja dengan cara mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan berbagai hal seperti pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik. Sistem ini mencakup aktivitas antar individu, kelompok kerja, dan organisasi.

Di dalam aktivitas finance perusahaan, otomatisasi dapat dilakukan menggunakan software akuntansi. Sebuah software yang memiliki banyak fungsi dalam pengelolaan keuangan dan terintegrasi di dalam sebuah dashboard.

Otomatisasi Perkantoran
Tujuan Otomatisasi Perkantoran


5 Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Agar lebih memahami manfaat dari otomatisasi yang diterapkan dalam kegiatan perkantoran. Mari kita simak 5 tujuan sistem otomatisasi perkantoran:

1. Meminimalisir biaya modal

Penggunaan komputer dalam otomatisasi sebenarnya tidak menggantikan pekerja yang sudah ada. Namun, dengan teknologi otomatisasi, kamu bisa menunda penambahan pegawai untuk menangani beban kerja yang bertambah. Sebab beban kerja tersebut dapat dibuat lebih ringan melalui otomatisasi. Penundaan menambah pegawai tentu membuat kamu lebih hemat biaya modal tenaga kerja.

2. Mempermudah kerjasama tim

Untuk melakukan kerjasama tim, tim kamu memerlukan sarana yang mudah digunakan. Otomatisasi perkantoran tidak hanya membuat kerjasama tim menjadi lebih mudah, tetapi juga menjadi lebih cepat dilakukan.

3. Menjadi jembatan komunikasi

Komunikasi adalah hal penting yang harus dijaga di dalam sebuah tim. Otomatisasi perkantoran dapat memfasilitasi para pengambil keputusan untuk berkomunikasi lebih optimal. Sehingga masalah yang bersifat darurat di bisnis kamu bisa segera terselesaikan.

4. Meningkatkan produktivitas & efektivitas

Jika komunikasi dan kerjasama tim dapat berjalan optimal, maka seiring berjalannya waktu produktivitas seluruh tim kamu pasti akan meningkat. Apalagi jika didukung dengan efektivitas sarana kerja dari otomatisasi. Misalnya untuk staf finance kamu yang tidak lagi memerlukan waktu lama untuk membuat transaksi pembayaran upah kerja jika menggunakan software akuntansi. Dengan software tersebut, staf finance hanya perlu mengunggah invoice online untuk menyelesaikan puluhan hingga ratusan pembayaran.

5. Melakukan pembaruan proses kerja

Adaptasi dan pembaharuan sistem kerja adalah keniscayaan yang harus dihadapi oleh pelaku industri. Prinsip dasarnya, teknologi adalah alat untuk mempermudah pekerjaan manusia. Otomatisasi perkantoran akan memperbarui sistem operasional di dalam bisnis kamu sehingga secara keseluruhan prosesnya akan menjadi lebih mudah.


Manfaat Otomatisasi Perkantoran untuk Kemajuan Bisnis

Dari lima tujuan penerapan otomatisasi perkantoran di atas, tentu kamu sudah terbayang seperti apa manfaat dari sistem ini. Berikut adalah daftar manfaat yang menggambarkan betapa pentingnya otomatisasi perkantoran:

  1. Otomatisasi dapat mengurangi beban kerja manual para karyawan. Terutama untuk pengerjaan tugas-tugas yang berulang di dalam kegiatan operasional.
  2. Software komputer memiliki tingkat akurasi yang lebih tinggi dibanding manusia, sehingga otomatisasi dapat menekan risiko kesalahan karyawan akibat proses kerja manual.
  3. Otomatisasi dapat mempersingkat proses kerja.
  4. Proses pengumpulan, analisis, dan penyimpanan data menjadi lebih cepat dengan otomatisasi.
  5. Produktivitas kerja karyawan meningkat karena terbantu oleh sistem. Produktivitas bisnis secara keseluruhan juga akan meningkat.
  6. Otomatisasi dibangun dari prosedur kerja yang jelas, karenanya karyawan akan menjadi lebih mematuhi prosedur agar sistem bisa berjalan semestinya.
  7. Otomatisasi dapat mengurangi kebutuhan sumber daya manusia dalam melakukan proses bisnis.


Semua manfaat dari otomatisasi perkantoran sejatinya bermuara pada satu hal, yaitu kemajuan bisnis. Namun, sistem ini bukanlah satu-satunya penentu kesuksesan bisnis. Penerapan otomatisasi perkantoran sangat bergantung pada jenis kegiatan operasional yang dilakukan oleh suatu bisnis. Kamu juga perlu memahami jenis-jenis teknologi yang memang mendukung untuk dikelola secara otomatisasi. Berikut ini contohnya:

  1. Teknologi manajemen data dapat diotomatisasi menggunakan cloud computing yang bisa digunakan untuk menyimpan dan mengakses data dimana pun, dan kapan pun.
  2. Teknologi pertukaran data seperti pengiriman dokumen dan surat melalui bluetooth, wifi, e-mail, serta aplikasi pesan instan.
  3. Teknologi komunikasi seperti video conference yang memfasilitasi para pegawai agar bisa berdiskusi untuk menentukan keputusan tanpa harus bertemu tatap muka.
  4. Teknologi finansial seperti software akuntansi dan manajemen pengeluaran yang berfungsi memproses payroll, invoice, dan reimbursement dengan lebih praktis dan singkat.


Langkah-Langkah Menerapkan Otomatisasi Perkantoran

Melihat manfaatnya, tentu kamu ingin mencoba menerapkan sistem otomatisasi. Namun, sebelum menerapkan otomatisasi perkantoran, kamu perlu memahami 4 langkah ini:

  1. Mengenali kebutuhan bisnis, artinya perlu dianalisis dahulu apakah bisnis kamu benar membutuhkan sistem otomatisasi atau tidak. Tingkat kebutuhan bisnis laundry tentu akan berbeda dengan bisnis e-commerce retail.
  2. Menentukan alat pendukung seperti jenis software atau aplikasi apa yang cocok untuk proses bisnis kamu. Setiap kelompok bisnis memiliki kebutuhan sistem otomatisasi yang spesifik bergantung pada jenis operasional bisnisnya.
  3. Membuat SOP atau prosedur yang menjadi akan menjadi panduan dalam penerapan alur otomatisasi
  4. Membuat pelatihan untuk karyawan, sebab tidak semua karyawan memiliki kemampuan untuk beradaptasi sendiri saat menggunakan sebuah teknologi.

Apakah kamu sudah tergambar proses operasional apa di bisnis kamu yang memerlukan otomatisasi? Sebelum memutuskan untuk menerapkan otomatisasi perkantoran, kamu harus mencermati dahulu proses apa di bisnis kamu yang membutuhkan otomatisasi.

Kamu juga harus memperhatikan kemampuan karyawan yang akan menjalankan sistem otomatisasi apakah cukup mumpuni atau tidak. Sebab, otomatisasi membutuhkan karyawan yang lebih melek teknologi. Sebagus apapun sistem otomatisasi yang kamu pakai, jika tidak ada karyawan yang bisa mengoperasikannya tentu akan percuma.

Demikian daftar tujuan serta manfaat dari otomatisasi perkantoran. Jangan ragu untuk mencoba teknologi baru yang memang dibuat untuk memudahkan proses pengelolaan bisnis kamu. Selamat mencoba!

12 comments :

  1. Nah, ini nih yang penting di perusahaan otomatisasi perkantoran baru paham juga aku. Pastinya di setiap bulan perluu adanya ini untuk evaluasi kerja juga, mantep harus terapkan ini, nih. Terima kasih informasinya!

    ReplyDelete
  2. Ini penting banget nih, terutama di jaman WFH, semuanya menjadi memudahkan jika ada sistem kerja seperti ini.

    ReplyDelete
  3. Bagus banget ni teha, kalau diterapkan di perkantoran, terlebih mereka yang baru mulai usaha. Generasi sekarang dah melek teknologi semua, jadi lebih mudah mengopeasikannya.

    ReplyDelete
  4. dikantor tempatku bekerja udah mulai ni mengikutkan karyawannya pelatihan2 agar lebih bisa menguasai tugas2 sesuai jabatannya.

    ReplyDelete
  5. Nah iya, perlu banget nih otomatisasi perkantoran agar lebih efisien dan produktif.
    Apalagi dengan teknologi seperti ini, umumnya bisa menekan biaya operasional.

    ReplyDelete
  6. Jika bisnis ingin berkembang maka harus mengikuti perkembangan juga ya teh. Selain menguntungkan juga lebih mempermudah proses kerja banget

    ReplyDelete
  7. Wah sistem otomatisasi seperti apa itu ya? baru denger, saya tahunya sistem dalam dunia kerja itu seperti oracle, mfgpro, mariner dan sebagainya. Memang benar sekali semua teknologi untuk memudahkan pekerjaan manusia namun kalau kita tidak menguasai teknologi tersebut percuma. Tfs

    ReplyDelete
  8. ini yang terjadi pada hampir semua peruAhaan saat pandemi, dituntut digitalisasi dan mengefisienkan proses kerja , salah satunya dengan otomatisasi. walau dampak negatif peribahan proses selalu ada seperti manusia yang mungkin tak dibutuhkan di lini proses yang digantikan oleh robot dan mesin

    ReplyDelete
  9. Alhamdulillah di tempat Icha bekerja, semua sudah digitalisasi dari meng-apply cuti, memberikan feedback, penilaian karyawan setiap tahun, bahkan kami jg sudah mempunya E-Learning system yang mempermudah karyawan untuk melakukan self-learning..Sejak pandemi pun kita juga sudah bergeser untuk menggunakan online platform meeting dan ini sangat helpful banget untuk semua karyawan..

    ReplyDelete
  10. Pentingnya siapapun kita untuk melek teknologi yaa... Terlebih lagi bagi pelaku bisnis.

    ReplyDelete
  11. Software akuntansi begini memang penting bangets untuk memudahkan pekerjaan di kantor. Gak kebayang kalau harus dilakukan manual dan otomatis dari setiap bagian. Apalagi kalau perusahaannya berskala internasional.

    ReplyDelete
  12. Nah ini penting banget di jaman serba digital dan online saat ini. Jadi ada sisi positifnya saat terjadi pandemi dan karyawan harus WFH. Di kantorku udah dipake otomatisasi perkantoran ini.

    ReplyDelete

Halaman ini dimoderasi untuk mengurangi spam yang masuk. Terima kasih sudah meninggalkan komen di sini.

Made with by Lina W. Sasmita